e-Konsolosluk, yurtdışında yaşayan vatandaşlarımızın memnuniyeti esas alarak daha hızlı, daha güvenilir ve daha etkin hizmet sunmayı amaçlayan, vatandaşlarımıza ve yabancılara konsolosluk hizmetlerinin yanı sıra ülkemiz ile ilgili pek çok konuda beş ayrı dilde bilgi sunan ve yasaların izin verdiği ölçüde pek çok konsolosluk işlemi için İnternet üzerinden interaktif başvuru imkanı sağlayan çok amaçlı bir İnternet sayfasıdır. 

Doğum ve nüfus işlemlerinden, pasaport yenileme, pasaport süresi uzatma, vatandaşlık işlemleri, vize başvuruları gibi çeşitli konulardaki bilgi notlarına ve her işlem için ne kadar harç ödenmesi gerektiğine ilişkin ayrıntılı bilgilere e-Konsolosluk sayfalarından erişilebilmektedir. 

Konsolosluk işlemlerine ilişkin başvuru sitesi ve bilgi bankası olma özelliğinin yanında, e-Konsolosluk dinamik bir yapıya sahiptir. e-Konsolosluk sayfaları, yurtdışındaki Türk derneklerinin etkinliklerine ilişkin bilgilerden, dış basında yayınlanan Türkiye ile ilgili haber ve yorumların depolandığı Dış Basında Türkiye bölümüne kadar, her gün hatta her an güncellenen sayfaları ile zengin bir referans kaynağı olma özelliğini de taşımaktadır. 

e-Konsolosluk ile kullanıma sunulan; konsolosluk işlemleri için interaktif başvuru yöntemi, başvuru izleme sistemi, soru bankası, Türkiye’yi tanıtan malzemelere online erişim gibi pek çok yenilik hem konsolosluklarımızın, hem de yurt dışında yaşayan vatandaşlarımızın işlerini ve hayatlarını kolaylaştırmaktadır. 

Kısacası, e-Konsolosluk ile konsolosluklar mümkün olduğu ve yasaların izin verdiği ölçüde evlerinize taşınmaktadır.

e-Konsolosluk üyesi olmak için üyelik kayıt sayfasına girerek, kişisel bilgilerinizi ilgili kutucuklara yazmanız ve sonrasında verdiğiniz bilgilere göre Adobe Acrobat formatında oluşturulan e-Konsolosluk üyelik formunu yazıcıdan basıp imzalamanız ve formun hemen altında belirtilen üyelik onayı için gerekli diğer belgelerle (nüfus cüzdanı fotokopisi, pasaport fotokopisi, oturma izni fotokopisi, açık adresinizi gösteren bir belge gibi) birlikte 60 gün içinde postayla üyelik başvurusu yaptığınız temsilciliğimize ulaştırmanız gerekmektedir.

Üyelik başvurusunda bulunduğunuz temsilcilik bu belgeleri postadan aldıktan sonra, üye olma kriterlerini taşıyıp taşımadığınızı kontrol edecektir. Eğer üye olmak için gerekli belgeleri tam ve eksiksiz olarak gönderdiyseniz ve gerekli kriterleri de taşıyorsanız, üyelik onayınız yapılacaktır. Eğer üye olmak için gerekli belgeleri 60 gün içinde postayla ulaştırmazsanız, üyelik başvurunuz onaylanmadan silinecek ve bu konuda size bir e-posta mesajıyla bilgi verilecektir. Bu durumda yeniden üyelik başvurusunda bulunmanız ve üyelik onayı için gerekli belgeleri 60 gün içinde mutlaka temsilciliğe postayla ulaştırmanız gerekmektedir.

Üyelik onayınız yapıldıktan sonra, sistem size özel işlem şifrenizi otomatik olarak üretecek ve üyelik başvurusu yaptığınız sırada bildirdiğiniz e-posta adresinize otomatik olarak gönderecektir. Sözkonusu işlem şifresini aldıktan sonra, e-Konsolosluk üzerinden konsolosluk işlem başvurusu yapma ve dilerseniz işlemle ilgili ödemeleri de kredi kartıyla yapma imkanına kavuşmuş olacaksınız.

Bu aşamadan sonra e-Konsolosluk'a bağlandığınızda, e=posta adresinizi ve şifrenizi ilgili kutulara yazdığınızda artık başka bir işleme gerek kalmayacak, e-Konsolosluk kullanıcı adınızı ve şifrenizi tanıyarak, sizi sisteme alacaktır.

e-Konsolosluk üyelik formuna buraya tıklayarak yeniden ulaşabilir ve formdaki bilgi hanelerini doldurup imzaladıktan sonra üyelik için gereken diğer belgelerle birlikte görev bölgesinde yaşadığınız Başkonsolosluğa gönderebilirsiniz.

Yurtdışında yaşayan vatandaşlarımızın ve yabancıların, Türk yasalarının ve bulunulan ülke yasalarının izin verdiği ölçüde, konsolosluklara bizzat gitmeye gerek kalmadan kendilerine verilen kullanıcı adını ve şifreyi kullanarak 7 gün ve 24 saat İnternet üzerinden konsolosluk işlem başvurularını yapmalarına “interaktif başvuru” denmektedir.

İnteraktif başvuru yapabilmek amacıyla öncelikli olarak e-Konsolosluk üyelik başvurunuzun onaylanmış olması ve kullanıcı adınızı ve size özel işlem şifrenizi kullanarak e-Konsolosluk sayfalarına giriş yapmanız gerekmektedir. 

İnteraktif başvurunun mümkün olduğu işlemlerle ilgili bilgi notlarında bu durum açıkça belirtilmekte ve interaktif başvuru linkine tıkladığınızda e-Konsolosluk sizi yönlendirmektedir. İnteraktif başvurunun her adımında e-Konsolosluk çeşitli açıklamalarla yapılması gerekenleri tarif etmektedir. 

İnteraktif başvuruların işleme alınabilmesi için

• karşınıza çıkan ekranlardaki alanlara istenen bilgileri tam ve eksiksiz girmeniz,

• işlemle ilgili olarak hazırlayacağınız belgeler ile birlikte gerekli diğer belgeleri postayla görev bölgesinde yaşadığınız konsolosluğa göndermeniz ve

• işlem için gereken harç ödemelerini kredi kartı, banka havalesi, EFT, kişisel çek gibi bir yöntemle yapmanız gerekmektedir.

İnteraktif başvurularda aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir. 

• İnteraktif başvuru yapabilmek için öncelikle e-Konsolosluk üyelik başvurunuzun onaylanmış olması ve size özel işlem şifrenizi almış olmanız gerekmektedir. Üyelik başvurunuz ilgili tenmsilcilik tarafından, üyelik onayı için gerekli belgeleri 60 gün içinde ulaştırmanız halinde onaylanmakta ve bunun üzerine işlem şifreniz sistem tarafından otomatik olarak üretilmekte ve üyelik başvurunuz sırasında bildirdiğiniz e-posta adresinize gönderilmektedir.

• Size verilen işlem şifrenizi başkalarına vermemeli ve gizliliğine özen göstermelisiniz. Bu gibi bilgileri başkalarına vermeniz dolayısıyla zarara uğrayabileceğinizi lütfen her zaman aklınızda tutunuz.

• e-Konsolosluk her işlem adımında sizi bilgilendirmektedir. Karşınıza çıkan işlem açıklamalarını dikkatle okumalısınız.

• İnteraktif başvuru yapmak istediğinizde ilgili kutucukları tam ve eksiksiz doldurmalısınız.

• e-Konsolosluk’un sizin için hazırladığı işlemle ilgili formları bir yazıcı (printer) kullanarak basmalı, ilgili yerlerini imzalamalı ve işlem için gereken diğer belgelerle birlikte görev bölgesinde yaşadığınız konsolosluğa postayla veya güvenli bir özel kargo şirketi kanalıyla en kisa zamanda göndermelisiniz. Sözkonusu belgeleri postayla göndermezseniz, elektronik ortamda işlem başvurusu ve hatta ödeme yapmış olsanız bile işleminiz yapılamayacaktır. Zira konsolosluklarda birçok işlemin yapılabilmesi için yerel makamlardan alınmış olan belgelerin de incelenmesi gerekir (Örneğin yeni doğan çocuğun doğum tescili için yerel makamlardan alınmış doğum belgesinin bir suret aslının konsolosluğa gönderilmesi gerekir.)

• İşleminizin tamamlanması için yatırmanız gereken harç ve diğer masrafları, işlem adımlarında e-Konsolosluk’un size bildireceği yöntemlerden birini kullanarak ödemelisiniz.

• İşleminizin bulunduğu aşamayı, “Başvuru İzleme Sistemi”ni kullanarak öğrenebilirsiniz.

İnteraktif işlem başvurularınızda, yaşadığınız ülkenin koşullarına göre çeşitli ödeme şekilleri tercihinize sunulmaktadır. Yaşadığınız ülkede harç ve diğer işlem masraflarını ödemek için kullanabileceğiniz ödeme biçimleri başvurunuzun son aşamasında liste halinde bilginize sunulmakta ve bunlar arasından tercih yapmanıza imkan tanınmaktadır.  

Örneğin, ABD’de yaşayan vatandaşlarımız görev bölgesinde bulundukları temsilciliğin kabul ettiği ödeme araçları arasında bulunmak kaydıyla, kredi kartıyla, kişisel çek ile veya “Money Order” kullanarak ödeme yapabilmektedirler. Bunlar arasından hangilerinin kabul edileceği, temsilcilikler arasında farklılık gösterebilir. Almanya’da yaşayan vatandaşlarımız da genel olarak kredi kartı veya banka havalesi yöntemiyle ödemelerini yapabilirler.

Başvuru İzleme Sistemi, e-Konsolosluk’ta interaktif olarak yaptığınız işlem başvurularının bulunduğu aşama hakkında düzenli olarak bilgi edinmenizi sağlayan sitemdir. 

İnteraktif işlem başvurularınızda herhangi bir gelişme olduğunda e-posta adresinize otomatik olarak gönderilen mesajlarla bilgilendirilmektesiniz. Ayrıca başvurunuzun bulunduğu aşamayı e-Konsolosluk’un ilgili sayfasına girerek de sorgulayabilirsiniz. 

Başvuru İzleme Sistemi, başvuruda bulunan vatandaşlarımızı süratli bir şekilde bilgilendirdiği için, telefonla veya başka bir yolla bilgi talebinde bulunma ihtiyacınızı da ortadan kaldırmaktadır.

e-Konsolosluk sayfalarında işlem başvuruları için verdiğiniz kişisel bilgilerin güvenliğini sağlamak amacıyla günümüz teknolojisinin sunduğu en ileri güvenlik tedbirleri kullanılmaktadır. Bu çerçevede, sistem firewall’larla dışarıdan sızmalara karşı korunmaktadır. 

Ayrıca, interaktif başvuru yapabilmeniz için size verilen kullanıcı adınızı ve şifrenizi özenle korumanız ve başkalarına vermemeniz gerekmektedir. e-Konsolosluk’un sizi kullanıcı adınız ve şifreniz ile tanıdığını lütfen unutmayınız.